Lizenzmanagement für Software in Firmen ist unabdingbar, aber eine wahre Sisyphos-Arbeit. Erschwerend kommt hinzu, dass die Softwarelandschaft ständigem Wandel unterliegt und Anwender oder ganze Abteilungen die offiziellen Beschaffungswege oft umgehen. Manuell lässt sich das nicht mehr bewältigen. Erforderlich ist eine intelligente, automatisierte und einfach nutzbare Lösung wie Ivanti Neurons for Spend Intelligence.

Software ist in Unternehmen für immer mehr Abläufe unverzichtbar – Tendenz steigend. Dazu trägt die Digitalisierung in unterschiedlicher Weise bei, angefangen von der Erfassung von Eingangsrechnungen auf Papierdokumenten und deren Weiterverarbeitung in digitalen Workflows bis hin zu verbrauchsbasierten, per App genutzten Angeboten für Hunderttausende Kunden, etwa von Leihfahrrädern. Software hilft Unternehmen effizienter, schneller und wettbewerbsfähiger zu werden, macht aber auch ganz neue Geschäftsmodelle überhaupt erst möglich.

Besonders anschaulich und auf den Punkt formuliert hat das Marc Andreessen vor fast zehn Jahren. Der Mitgründer von Netscape und Entwickler des Webbrowsers Mosaic prognostizierte damals unter dem Titel „Why Software Is Eating the World“, wieso die Bedeutung von Software und damit auch Softwarefirmen zunimmt. Heute kann man getrost sagen, dass er recht gehabt hat: Software spielt heute eigentlich bei allen Entwicklungen eine und oft sogar die entscheidende Rolle.

Hohe Kosten für Software und dennoch unterlizenziert?

Kein Wunder, dass Firmen großzügig in Software investieren. Schließlich möchte man den Anschluss nicht verlieren. Gartner zufolge stiegen die Ausgaben für Software 2019 weltweit um 11,9 Prozent. Für Application Software gaben Unternehmen 215,4 Milliarden Dollar aus, für Infrastruktursoftware 263,7 Milliarden Dollar. Das sind gewaltige Summen. Doch sind die auch gut investiert?

Eine ebenfalls weltweit durchgeführte Studie der Business Software Alliance (BSA), einem Interessenverband der Softwarehersteller, zeigte, dass Unternehmen „durch Implementierung eines effizienten SAM-Programms (Software Asset Management) bis zu 30 Prozent ihrer jährlichen Softwarekosten einsparen können.“ Diese Einsparunmöglichkeiten setzen sich aus unterschiedlichen Posten zusammen. Dazu gehören unter anderem:

  • Reduzierung der Lizenzen auf den tatsächlich benötigten Bedarf.
  • Neugruppierung von Lizenzen, um die Konditionen der Anbieter bestmöglich zu nutzen.
  • Software mit identischer Funktion abschaffen, die mehrfach vorhanden ist. Klassiker sind hier PDF-Tools, Bildbearbeitungsprogramme und Kollaborations-Tools.

Das klingt einfach, ist es aber in der Praxis nicht. Der Grund dafür ist, dass in vielen Unternehmen der Bereich Software Asset Management keinen hohen Reifegrad erreicht hat. Das hat vor allem zwei Gründe:

Unternehmen haben oft kein eigens für die Lizenzverwaltung abgestelltes Personal. Meist übernimmt diese Aufgabe jemand (oder muss sie übernehmen), der hauptsächlich für etwas anderes zuständig ist.

Auch erweisen sich die ersten, wichtigen Schritte, um einen Überblick über den Lizenzbestand und die im Unternehmen genutzte Software zu erhalten, schnell als wesentlich komplizierter und zeitaufwändiger als gedacht. Daher konzentrieren sich die Bemühungen auf wenige, als wichtig erachtete Produkte. Der Rest fällt dann durchs Raster und so ist das Lizenzmanagement weiterhin nur Stückwerk und die erhofften Ziele bleiben unerreichbar.

Das ist ernüchternd. Denn eigentlich reichen vier einfache Fragen, um sich Klarheit über die Lizenzstruktur, die Kosten und das Einsparungspotenzial zu verschaffen:

  • Was habe ich in meinem Unternehmen?
  • Was benutze ich in meinem Unternehmen?
  • Wer benutzt es?
  • Was kostet das?

Das Beste aus mehreren Ansätzen

So einfach die Fragen sind, so kompliziert war es bisher, sie zu beantworten. Mit Hilfe von Ivantis umfangreichem Technologieportfolio und auf Basis der Hyper-Automatisierungsplattform Ivanti Neurons ergeben sich nun jedoch gute Möglichkeiten, das zu ändern. Die Grundlagen waren schon vorhanden. Es galt nur, sie für den neuen Zweck neu zu kombinieren.

Die Zutaten waren:

  • Eine umfassende Softwarebibliothek, die viele tausend Hersteller und deren Produkte umfasst.
  • Die Ivanti Neurons Platform, über die wir Datensätze sammeln und kategorisieren, um unseren Kunden umfassende Einblicke zu verschaffen.
  • Ein leistungsfähiges Discovery Tool, das die gesamte Hard- und Software inventarisieren und verwalten kann.

Mit diesen Voraussetzungen konnte es natürlich nicht nur das Ziel sein, am Ende lediglich eine Stückliste der vorhandenen Software zu erhalten. Unser Anspruch war es vielmehr, Berichte zu liefern, die alle wesentlichen Fragen beantworten und direkte Ansatzpunkte für Verbesserungen bieten. Top-Priorität dabei: All das muss schnell und einfach umsetzbar sein.

Die wesentlichen Fragen dafür sind:

  • Welche Software ist im Unternehmen installiert?
  • Wo ist sie installiert?
  • Wer benutzt sie?
  • Welche Software benötigt eine Lizenz?
  • Welche Software hat der Hersteller abgekündigt oder wird schon nicht mehr unterstützt?
  • Wie kommen Nutzer an die jeweils aktuelle Software?
  • Was nutzt niemandem und lassen sich dafür Erstattungen einfordern?
  • Welche Anbieter sind für das Unternehmen strategisch bedeutsam?

Damit ist die Inventarisierung abgeschlossen. Für fundierte Entscheidungen brauchen Verantwortliche jetzt aber noch Antworten auf die Fragen „Was dürfen wir überhaupt nutzen?“ und „Was kostet uns das?“.

Software-Inventarisierung ist nur die halbe Miete

Diese Fragen zu beantworten, ist in der Praxis kompliziert, weil die erforderlichen Informationen in vielen unterschiedlichen Formaten, an mehreren Stellen und dann auch noch unvollständig oder mehrfach vorliegen – in Tabellen, Ordnern oder sogar in E-Mails. Daher ist es erforderlich, auch all diese Informationen zu sammeln und sie mit dem Wissen über das Software-Inventar zusammenzubringen. Genau das leistet Ivanti Neurons for Spend Intelligence. Firmen, die bereits gute Vorarbeiten geleistet und umfassende, eigene Unterlagen über Lizenz- und Vertragsinformationen haben, können diese problemlos importieren.

Bei der Nutzung von Microsoft-Volumenlizenzen ist das Microsoft License Statement (MLS) die entscheidende Lizenzgrundlage. Damit fasst Microsoft die Lizenzsituation in einer Organisation zum Zeitpunkt des Audits zusammen. Sie stellt also die offizielle, überprüfte Auflistung aller über das Volumenlizenzprogramm genutzten Lizenzen und deren Eigenschaften detailliert dar. Auch diese Informationen lassen sich direkt in Ivanti Neurons for Spend Intelligence importieren.

In einem MLS nicht enthalten sind allerdings OEM-Software, also Windows-Versionen, die mit einem neuen PC erworben wurden oder Einzelkäufe bei einem Händler. Wer sich nur auf das MLS verlässt, der hat also trotz einer Prüfung durch Microsoft noch Lücken bei der Lizenzerfassung und -bewertung. Durch die umfassende Lizenzerfassung hilft Ivanti, auch die zu schließen.

Zusätzlich lassen sich mit Ivanti Neurons for Spend Intelligence alle wichtigen KPIs erfassen, die jeder Software Verantwortliche im Unternehmen kennen sollte. Dazu gehört die Information, wann Renewals anstehen, wo zu viel für Software ausgegeben wird und wo möglicherweise zu wenige Lizenzen vorhanden sind und ein Audit-Risiko mit sich bringen.

Wollen Sie Ihre Softwarekosten prüfen und in den Griff bekommen? Dann fordern Sie eine unverbindliche Demo an, oder fragen Sie uns direkt nach einem individuellen Angebot.