IT資産管理の必要性とは？その定義から運用のポイントまで解説
ITとビジネスが切っても切れない関係となった現代において、IT資産管理の重要性はますます高まっています。とはいえ、具体的に何をすればいいのかわからず、頭を悩ませている担当者のも多いようです。そこで、今回はIT資産管理の定義や考え方、そして必要性についてご紹介します。
IT資産管理の定義～資産を「管理」する意味
IT資産管理とは、その言葉の通り、社内にあるパソコンやタブレットなどのクライアント端末や、サーバーなどのハードウェア、ソフトウェア・ライセンスなどのIT資産を管理することです。
前述の通り、ITとビジネスの結びつきはますます強くなり、管理も複雑になりつつあります。そんなIT資産管理を行うための最初のポイントがIT資産管理の定義や目的を正しく把握することです。
IT資産管理を行う目的や課題、メリット・デメリットについて知りたい方は以下をご覧ください。
IT資産管理において解決すべき問題を知りたい方は以下をご覧ください。
IT資産管理の定義
IT資産管理について考える際に大切なのは、IT資産とは何を指すのかを理解することです。
IT資産は大きく分けて、ハードウェア、周辺機器、消耗品、ソフトウェアにわかれます。
もっともわかりやすいのはハードウェアです。パソコンやサーバーなどがこれにあたります。はっきりと目にみえるためわかりやすく、規模が小さな組織の場合、それほど管理は難しくありません。
プリンタやスキャナなどが周辺機器に、そして、トナーやケーブル類など金額が10万円未満、または使用可能期間が1年未満のものが消耗品に分類されます。こちらも、はっきりと目にみえるものなのでわかりやすいでしょう。
そして、IT資産管理の肝となり、難しいポイントとなるのがソフトウェアです。各端末にインストールされているソフトウェアは目にはみえません。さらにライセンスの内容もソフトによって異なるため、管理はより複雑になります。
加えて、ネットワーク管理もIT管理に含まれます。最近では多くの端末がネットワークに接続されていますので、不正なアクセスのチェックや、セキュリティ上の管理も欠かせません。
資産を追跡するのみでなく「管理」することが重要
IT資産管理においては、まず社内にあるハードウェアやソフトウェアを追跡し、把握する必要があります。ただしこれはあくまで必要な過程のひとつであり、ゴールではありません。現状を把握した上で適切に管理することが重要です。IT資産を把握するだけでは、それぞれのハードウェアやソフトウェアを十分に活かすことができないばかりか、性能が低下していく可能性もあります。経年劣化が生じることや、アップデートのし忘れが起きる場合もあるからです。
IT資産を十分に活かし続けるために、社内にある資産が寿命を迎えるまで管理する必要があります。この際、単に資産のリストを作るだけでは不十分で、永続的に追跡・分析を繰り返すという管理が必要なのです。
IT資産管理の必要性
ここでは、本題の「IT資産管理の必要性」についてご紹介します。これが理解できれば、IT資産管理に求められていることや、実際に管理・運用する上でのポイントもみえやすくなるでしょう。
IT資産管理の目的
IT資産管理の目的は、社内のハードウェアやソフトウェア、ライセンスに関する詳細な情報を正確に把握し、最適化することです。
この最適化には、コストカットやセキュリティ対策、リスク管理なども含まれます。
オフィスにおけるIT機器の導入が限定的だった頃は、オフィス機器などと併せて備品としての管理で十分でした。しかしIT化が進んだことにより、前述の通り管理がより複雑となっています。そこで、より専門的な管理が求められるようになったのです。
IT資産管理の必要性についてより詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
ハードウェア・周辺機器管理の必要性
パソコンひとつを取ってみても、用途などによってライフサイクルは異なります。部署によっては頻繁に入れ替え導入が行われるケースも多いため、常に現状を把握し、管理し続ける必要があります。
パソコン内には社内の重要なデータが保存されています。そのため、紛失や盗難などに遭えば顧客情報、個人情報をはじめとした重要なデータの流出にもつながってしまいます。近年では多くのパソコンがネットワークに接続されているため、たとえ1台でも管理されていないものがあれば、このような重要なデータの流出につながる、重大なセキュリティホールとなり得るリスクがあるのです。ハードウェア管理は、このようなトラブルを防止する上で重要な意味をもちます。
加えて、コストの面でも適切な管理ができていればパソコンやサーバーなどのハードウェアや周辺機器を適切に配置できるため、購入・維持にかかるコストを最小限に抑えることが可能です。
IT資産管理において、PC管理が重要な理由を知りたい方は以下をご覧ください。
ソフトウェア・ライセンス管理の必要性
IT資産管理において「ソフトウェアやライセンスの管理」はもっとも重要なポイントのひとつです。しかしハードウェアとは異なり目にみえにくいことから、管理が難しいと頭を悩ませている企業・担当者も多いでしょう。
まず、どの端末にどのソフトウェアがインストールされているのかを正確に把握することで、適切なアップデートが可能となります。同じソフトウェアでもバージョンが異なれば互換性などの問題が発生することがあり、セキュリティ上のリスクも高まります。
そのため、どのバージョンがインストールされているのかという点まで把握することが大切です。
さらに重要なのが、ライセンスの管理です。ソフトウェアや契約の形態によって、使用できる範囲やインストール可能な端末の台数などは異なっています。ライセンス管理が不十分なことで、無意識のうちにライセンス違反を犯しているケースも少なくないのです。
たとえ意図的ではないとしても、許諾されている数以上の端末でのソフトウェアの使用や、不正コピーをすればライセンス違反とみなされます。その場合、メーカーなどの権利者から違約金を請求されることになります。規模の大きな組織でライセンス違反が発覚した場合、莫大な額の違約金の支払いが認められた実例もあります。
コンプライアンスの面からもライセンス違反の防止は重要です。企業としての信用にも関わるため、より厳重な管理が求められます。
ソフトウェアライセンス管理について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
ライセンス違反によるリスクや防止方法を知りたい方は以下をご覧ください。
ソフトウェアライセンスの管理台帳について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
IT資産管理システムの導入は有効？
IT資産の数が増えると、より管理は複雑なものとなります。IT資産管理はビジネスの基幹に関わるため、より正確で効率的な管理が欠かせません。
従来は、エクセルなどを使用して手動でのIT資産簡易を行っているという企業も少なくありませんでした。
一方で、近年ではより効率的で正確なIT資産管理を行うことができる専用のシステムが導入されるケースも増えています。ネットワークを経由して自動で端末やソフトウェアの情報を収集できるのみでなく、一括でアップデートなどが可能なシステムもあり、管理業務の大幅な効率化が可能です。人的ミスのリスクもなく、正確な現状の把握と管理ができます。
IvantiのIT資産管理もそのひとつです。あらゆる資産の最適化、廃棄されるまでの管理・追跡まで一括して行うことができます。是非導入をご検討ください。
さらに詳しくIvanti Software株式会社のソフトウェアの機能について知りたい方は以下をご覧ください。
IT資産管理のソフト選定にお悩みの方は以下をご覧ください。
まとめ
今回は、IT資産管理の定義や必要性についてご紹介しました。現代のビジネスシーンでは、IT資産管理の重要性がますます高まっています。もちろん業務をスムーズにする上でもIT資産管理は必要ですが、ライセンス違反を防ぐためにも重要です。管理する際には無理に人の手で行うのではなく、IT資産管理システムの導入も検討してみてください。
