人事ナレッジ管理が組織にとって重要な理由
なぜ人事ナレッジ管理ソリューションが導入すべき重要なテクノロジーなのか。 保険や福利厚生の情報から、会社の方針、入社手続きなど、人事部門は企業にとって最も重要な情報の管理者です。人事情報は、従業員が頻繁にアクセスする必要のある情報です。
適切な人事ナレッジ管理ソリューションがなければ、ナレッジの分散や質問への回答に、人事チームの膨大な時間が費やされてしまいます。 その結果、より重要なタスクが後回しになってしまいます。
人事ナレッジ管理ソリューションを導入することで、従業員は求めている情報や回答を簡単かつ容易に自分で見つけることができるようになり、人事チームは貴重な時間を取り戻すことができます。 適切な人事ナレッジ管理ソリューションが完全に導入され、賢く利用されれば、人事チームは今までナレッジ管理ソリューションなしで業務をこなしてきたことが信じられなくなるでしょう。
人事ナレッジ管理とは何か。
人事ナレッジ管理とは、すべての人事文書、方針、情報、知識を一元化し、社内の誰もがどこからでもその重要な情報にアクセスし、更新できるようにすることです。
この中央リポジトリの重要な点は、従業員が部署や勤務地、勤続年数に関係なく、24 時間 365 日使えるセルフサービスポータルを通じて必要な人事情報にすばやくアクセスできることです。 これにより、従業員のフラストレーションが軽減され、古い情報や誤った情報を取得する可能性が減り、人事担当者は同じ質問に何度も（何度も！）答える必要がなくなります。
なぜ人事ナレッジ管理が重要なのか。
情報の分散はそれほど大きな問題ではないように思えるかもしれませんが、組織全体に広がると大きな影響を及ぼします。 職場の知識と生産性に関する調査によると、従業員の 60% が週に 5 時間以上、他人からの情報を待っているという結果が出ています。
人事部は組織全体の従業員にとって重要な情報源であり、人事ナレッジ管理はそのボトルネックを解消する簡単な方法です。
今日のビジネスの世界では、人事管理はしばしば重要な質問に対する正しい答えをすばやく見つけることです。 人事ナレッジ管理ソリューションは、増大する課題に対するシンプルで効果的、かつ合理的な答えです。
関連項目: Ivanti Neurons for HR の詳細
人事部門におけるナレッジ管理の 8 つの主要な事例
従業員が自分で見つけることができる、簡単にアクセスできる最新の情報は、組織によっては人事ナレッジ管理を導入する十分な動機になるかもしれません。 しかし、賢明な企業は、うまく実装されたソリューションから、ハードとソフトの両方の付加的なメリットを実感しています。
1. 役割ベースのアクセス制御とカスタマイズ可能なアクセス許可を適用
人事ナレッジ管理の大きな利点は、従業員が人事の手を借りずに必要な情報を見つけ、アクセスできるようになることです。 しかし、すべての従業員がすべての情報にアクセスできるようにすると、従業員が圧倒されてしまう可能性があります。 あるいは、意図しない情報にアクセスするかもしれません。 どうすればこの問題を軽減できるのでしょうか。 適切なアクセス許可と役割ベースのアクセス制御を実装することです。
これは、実務的なビジネスの観点から重要です。すべての従業員が、会社の利用可能なすべての人事文書、方針、契約の閲覧を可能な状態であってはなりません。 また、人事ナレッジ管理ポータルは、従業員が必要とする情報をすばやく表示することで、従業員にとって使いやすくなります。
カスタマイズされたアクセス許可は、大きな地理的拠点を持つ組織にとって特に重要です。 一部の情報は、州や国の法律や規制に基づいて現地に合わせることが必要な場合があります。 このような状況では、各拠点の従業員が適切な情報にすばやく、簡単に、明確にアクセスできるようにする必要があります。 もし従業員が間違った文書にアクセスすれば（最悪の場合、送られてくれば）、ビジネスに大きな悪影響を及ぼしかねません。
役割ベースのアクセス制御とカスタマイズされたアクセス許可を導入することで、従業員が間違った情報を受け取る可能性を減らすことができます。 プロセスを自動化することで、人事部の従業員が何度も書類を探し出す手間を省くこともできます。 そして、そのために消費される人件費も削減できます。
2. 新入社員のオンボーディングを改善
オンボーディングは、新入社員の経験を左右します。 オンボーディングパッケージは役に立つが、置き忘れやすいし、人事が更新するのも面倒です。 最終的に、オンボーディングの非効率性は、1,000 人規模の組織で年間 25 万ドル以上のコストになる可能性があります。 そして、組織が成長するにつれて、そのコストも増大します。
オンボーディングを人事ナレッジ管理プラットフォームに移行することで、人事は必要に応じて新しい情報を追加したり、既存のデータや文書を更新したりすることが容易になります。 また、従業員がいつでも必要な情報にアクセスできる簡単な方法を提供します。たとえ入社日から数ヶ月後であっても、その頃には従来のオンボーディングパッケージは紛失しているかもしれません。
さらに、新入社員が今後組織や人事の知識を得るために利用するのと同じポータルサイトから入社時の情報にアクセスできるようにすることで、この重要なセルフサービスツールに慣れさせることができます。
その結果、DIY 人事ツールへの高まる要求が満たされるようになります。Paychex の調査によると、米国の従業員の 73% がセルフサービスの人事オプションを望んでいることがわかりました。
新入社員のオンボーディングの人事部分を簡素化することで、組織は従業員の経験を向上させ、オンボーディングにかかる時間を短縮し、オンボーディングの非効率なコストを最小限に抑えることができます。
3. 既存のナレッジの再作成に費やす時間を減らす
時間は貴重です。 同じ質問に何度も答えたり、すでに作成した文書を掘り起こしたりするのに時間を費やす必要はありません。 従業員がアクセスできる一元化されたリポジトリがなければ、ほとんどの人事チームはまさにそうなってしまいます。
さらに悪いことに、人事部の従業員は、そのことを知らなかったり、見つけられなかったりするために、すでに存在する文書を作り直してしまうかもしれません。 一度だけなら大したことはないかもしれませんが、不必要に何度も文書や方針などを作成することは、貴重な人事資源の無駄遣いです。
適切に整理された人事ナレッジ管理ソリューションがあれば、チームは（たとえ分散しているチームであっても）、何が存在し、何を本当に作成する必要があるのかを正確に把握することが容易になります。 新しい文書や方針を作成する必要がある場合でも、一からすべてを作成するのではなく、既存の文書を使って作業することで、労力と時間を最小限に抑えることができます。 多くの場合、知識やはすでに存在しています。ある面では、単に微調整やアップデートが必要かもしれません。
4. 必要な情報をすばやく（そして頭痛の種を減らして）入手する
企業において、質問をしてから答えを待たなければならないことほどイライラすることはありません。 しかし、多くの場合、あなたが質問し、待ち、リマインダーを送り、さらに待って、といったことが繰り返されます。 1 つの人事チームが組織全体を管理しているため、簡単な質問でも日々の業務に埋もれてしまい、従業員を待たせてしまいます。
人事ナレッジ管理システムは、この煩わしさをほとんど取り除きます。 適切なプラットフォーム構成と適切な役割ベースのアクセス制御があれば、全従業員は人事を待たなくても、求めている情報をすばやく簡単に入手できます。 人事部の社員にとっては、質問に答えたり、適切な書類を探したりする時間が大幅に短縮されることになります。
人事ナレッジ管理ソリューションが導入されていれば、分散している人事チームも必要な情報を入手しやすくなります。 事業所固有のポリシーを作成する必要がある 必要な情報を収集するために何通もメールを送る必要もなく、他の拠点がどのようなことを行っているかをすばやく確認したり、企業方針を参照したりして、組織全体と歩調を合わせることができます。
5. ミスを減らす
一元化された場所でアクセス可能な、明確で一貫性のある文書化により、情報の錯綜や伝達ミスのリスクを抑えることができます。 全従業員が最新の情報、方針、文書に基づいて業務を遂行することが重要です。
組織全体ですばやく確実に情報を共有する方法がないまま、更新された文書が個人の手元に残っている場合、それを実行するのは困難です。 人事ナレッジ管理プラットフォームが適切に管理されていなければ、問題は必ず発生します（特に、アップデートの配信を電子メールなどの不確実な手段に頼っている場合）。
定期的に更新される生きた文書では、最新のアクセスはより重要になり、より困難になります。 すべての人事情報が、年に一度見直される公式方針という形になっているわけではありません。 よくある質問に答えたり、会社の慣行を概説したりする一般的な文書かもしれません。 これらは通常、生きた文書であり、従業員が新たな質問をしたり、新たなミスをしたりするにつれて成長していくものです。
この情報を文書化し、広く共有し、簡単にアクセスできるようにすることは、時間の節約になるだけでなく、異なる部署や場所で問題やミスが繰り返されるのを防ぐことにもつながります。
6. 迅速な意思決定
人事ナレッジ管理ソリューションは単なるライブラリではありません。 その可能性を最大限に活用すれば、組織の健全性や潜在的なリスクについて貴重な洞察を得ることができます。 アセットが最後にいつ更新されたかを可視化することで、人事チームはどの文書やポリシーの更新が必要かを追跡しやすくなります。
どの部署が人事ナレッジ管理システムに最も多く（または最も少なく）アクセスしているか、どのファイルが最も閲覧されているかなど、他の指標を見ることで、人事チームは追加トレーニングや説明が必要な場所を知ることができます。 従業員が同じポータル内で質問したり、説明を求めたりできる人事ナレッジ管理システムがあれば、人事情報プロセスがさらに合理化され、不足している情報や混乱している情報をチームが把握できるようになります。
データに基づく情報に簡単にアクセスできることで、人事チームは、組織にとって真に有益な方法で、将来の文書化や更新をより正確に計画することができます。 また、すでに表面化した問題に反応的に対処するのではなく、潜在的な問題領域に予防的に対処するのにも役立ちます。
7. プロセスの標準化
人事ナレッジ管理プラットフォームは、信頼できる唯一の情報源として機能します。 誰もが同じ情報を簡単に入手できるようにすることで、ミスの可能性を減らし、コミュニケーションの行き違いを減らし、回答や情報を得るまでの期間を短縮することができます。 また、情報収集のプロセスを標準化することで、従業員は企業の期待に沿って迅速に前進することができます。
単一のナレッジセンターから人事の回答を取得するための標準的なプロセスがなければ、組織は同じ質問に対して異なる従業員が異なる回答を得るというリスクを負うことになります。 そして、それがどのような混乱を引き起こすかは想像に難くありません。特に機密性の高いトピックに関するものであればなおさらです。
人事部に質問する前に、社員が人事ナレッジ管理システムにアクセスして質問に答えるべきだという期待を組織が徹底すれば、そのプロセスは企業文化に根付き、人事の仕事は少し楽になります。
8. 従業員により良いサービスを提供する
私たちはオンデマンドで、今すぐ手に入れられる世界に生きています。 「そのためのアプリがある」と言うのは日常的な冗談になっていますが、それは真理でもあるからです。人々は、欲しい情報をいつでも遅滞なく入手できることを期待しています。 職場での質問への回答も含まれます。特に、福利厚生、保険、休暇、会社の休日、401kなどです。
人事ナレッジ管理の一元化は、人々が情報へのアクセスに慣れていることにつながります。 メールでの返信を待つことなく、従業員自身が迅速かつ簡単に回答を得られるようにすることで、全体的なエクスペリエンスが向上します。 これは、従業員のモラールを向上させるだけでなく、従業員が何日間も疑問について考え込むのではなく、すぐに答えを見つけて次に進むことができるため、生産性も向上させることができます。
人事ナレッジ管理が重要だと知っているだけでは十分ではありません。
ガイドラインやポリシーの絶え間ない変更に加え、従業員のさまざまな要望や期待が、ハイブリッドワーク、リモートワーク、オフィスワークの融合を複雑化させ、ロジスティクス上の頭痛の種やセキュリティ上の課題など、無限の可能性を引き起こしています。
幸運なことに、自動化された直感的なツールはプロセスの円滑化と最適化に役立ち、セルフサービスソリューションは従業員のエクスペリエンスを向上させ、革新的なテクノロジーはチームのパフォーマンスと帯域幅に関するより多くのコンテキストと洞察を提供します。
人事ナレッジ管理は従業員のセルフサービスポータルを強化し、従業員のステータス、地域、場所、役割など、パーソナライズされた検索のために従業員の要求をフィルタリングする機能を備えた、常に最新の情報源でスマートな人事業務をサポートします。 これにより、従業員を迅速な業務に従事させ、冗長な問題解決を過去のものとすることができます。
適切な人事ナレッジ管理ソリューションを見つける
成功する人事ナレッジ管理プラットフォームは、高度なソリューションであり、人事チームが必要とする機能のすべてとは言わないまでも、そのほとんどをすぐに利用することができます。 あるいは、人事の正確なニーズを満たすために、プラグイン、カスタマイズ、APIを提供しています。
基本的なポータルを社内で構築するために貴重な時間とリソースを費やす代わりに、優れた人事ナレッジ管理プラットフォームの仕組みをすでに理解している実績あるサービスプロバイダーと提携することをお勧めします。
