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La déferlante de tickets d'incidents menace les opérations du centre de support. Pourtant, le fonctionnement de nombreux centres repose encore sur les appels téléphoniques, des bases de connaissances obsolètes et des processus manuels. Avec les conséquences que l'on sait : énervement et burnout des collaborateurs, insatisfaction des utilisateurs finaux, et vulnérabilités de sécurité persistantes.

Les professionnels IT sont nombreux (56 %) à rapporter une augmentation des tickets du centre de support selon une récente enquête de l'éditeur de logiciels Ivanti. Ce phénomène s'explique notamment par la multiplication des déploiements logiciels, des problèmes de fiabilité du réseau, des incidents de sécurité/interruptions, et la généralisation du télétravail.

Des solutions anciennes pour des problèmes nouveaux

Aujourd'hui, si la charge est si lourde, c'est que les centres de support répondent toujours de la même façon aux mêmes questions et aux mêmes problèmes. La plupart du temps, le principal canal d'interaction avec les utilisateurs est le téléphone.

« En clair, les entreprises n'ont aucune base de connaissances viable et accessible à exploiter », développe Alan Taylor, Director of Product Management chez Ivanti, qui a géré des centres de support d'entreprise au tournant des années 1990 et 2000. « Piégé dans un cycle sans fin, on fouille en permanence les anciens tickets d'incidents incomplets ou mal documentés à la recherche d'une solution. »

L'aide de l'IA

L'IA peut améliorer de nombreuses opérations du centre de support. Pourtant, le rapport Ivanti sur l'Everywhere Work montre que seulement 40 % des personnes interrogées l'utilisent pour résoudre des tickets, 35 % pour gérer la base de connaissances, et 31 % pour orienter intelligemment les incidents. Avec l'IA, ces activités affectent positivement les opérations du centre de support et la satisfaction des utilisateurs finaux. Et selon M. Taylor, nul besoin d'une refonte des processus métier pour atteindre ces objectifs.

Une mise en œuvre graduelle de l'IA est la mieux à même de soulager les collaborateurs.

  • Commencer par un petit projet pilote. Par exemple, vous pouvez automatiser la réponse à une question fréquente ou le routage des tickets, afin de démontrer la valeur de l'IA sans chambouler les processus. À mesure que leur réussite est prouvée, ces projets pilotes peuvent être étendus.
  • Prioriser l'automatisation des tâches de routine. « L'IA peut avoir un fort impact dans ce domaine, constate M. Taylor. Utilisez-la pour automatiser des tâches simples mais répétitives, comme la classification, la priorisation et le routage des tickets. Vous réduisez ainsi les opérations manuelles et raccourcissez les délais de réponse. »
  • Former les analystes du centre de support. M. Taylor note que beaucoup d'entreprises parlent de l'IA et de ses avantages à haut niveau. « Mais cela se répercute rarement jusqu'aux analystes du centre de support qui prennent les appels des utilisateurs finaux. » Formez votre équipe aux outils d'IA. Assurez-vous qu'elle sait comment utiliser efficacement ces aides : vous soulagerez ses inquiétudes et stimulerez son engagement.

Des données de haute qualité avant tout

Une IA efficace exige des données de haute qualité. « Le principal problème des données de centre de support est, sans aucun doute, le fait que les résolutions sont insuffisamment documentées, remarque M. Taylor. Si cela est fait correctement en générant une documentation de qualité, on fournit des données exploitables aussi bien par l'homme que par l'intelligence artificielle. » Faire monter les collaborateurs du centre de support en compétences en les formant à la documentation des résolutions est une étape critique pour améliorer les opérations avec l'IA.

Les offres Ivanti d'automatisation des services incorporent l'IA et le Machine Learning. Ces technologies assurent une classification précise des tickets. L'IA peut ensuite router efficacement les problèmes pour une résolution plus rapide. Enfin, les logiciels Ivanti utilisent l'IA pour savoir où et comment les incidents s'accumulent, pour en découvrir les causes premières et pour permettre au centre de support d'élaborer une réponse systématique.

Conclusion

Les responsables IT ont enfin la possibilité d'affranchir leurs équipes de centre de support des tâches répétitives. Ils peuvent exploiter l'IA et le Machine Learning de manière tactique dans de petits projets qui allègent la charge de travail, améliorent la satisfaction des utilisateurs finaux et renforcent la confiance dans les capacités de l'IA. Avec une réserve : de la qualité des données en entrée dépend l'efficacité de l'IA.