Lorsqu'on achète une solution ITSM, il est nécessaire de bien comprendre les différentes options de licence et leur impact sur les performances et le budget de l'entreprise.

Si beaucoup de solutions sur abonnement ne proposent que des licences nominatives, d'autres offrent également le modèle plus souple d'octroi de licences simultanées. Les deux modes ont leurs propres avantages et sont adaptés à différentes situations.  

Le modèle le plus courant des solutions SaaS, les licences nominatives, s'avère très onéreux dans certains cas. Pour offrir davantage de flexibilité à leurs clients, des éditeurs de logiciels proposent aussi des licences simultanées. 

Qu'est-ce qu'une licence nominative ? 

Les licences nominatives, également dites « fixes » ou « nommées », sont affectées individuellement aux personnes qui prévoient d'utiliser le système. Une fois la licence octroyée à une personne, seule celle-ci peut s'en servir pour accéder à l'application. La licence est considérée comme utilisée (consommée), que la personne exécute le logiciel ou non. Ce type de licence est associé à l'identité de l'utilisateur par un nom d'utilisateur ou un ID unique.

Les licences ainsi affectées à des utilisateurs précis, les éditeurs logiciels contrôlent qui a accès à leurs applications et interdisent toute utilisation non autorisée. Ce niveau de supervision aide à maîtriser le budget et les achats de logiciels, et à garantir une utilisation conforme à la licence octroyée.

Les licences nominatives sont simples et faciles à gérer dans les entreprises ayant une base d'utilisateurs bien définie. Un tel registre clair de l'utilisation des logiciels simplifie la gestion des licences et garantit le respect des contrats de licence logicielle.

Avantages des licences nominatives

Les licences nominatives présentent divers avantages qui en font la solution idéale dans des situations spécifiques. 

  • Personnalisation et sécurité : la licence étant liée à un utilisateur spécifique, elle est personnalisable en fonction du rôle de celui-ci et de ses besoins au sein de l'entreprise. Il y a ainsi un niveau de sécurité supplémentaire, car seuls les utilisateurs inscrits peuvent accéder au logiciel.
  • Simplicité de gestion : chaque licence étant associée à un utilisateur, il est assez facile de gérer les licences nominatives. On suit aisément qui a accès à quoi.
  • Conformité : l'allocation des licences étant claire et nette, il est plus facile de garantir la conformité aux règles d'utilisation des logiciels et aux contrats de licence.
  • Prix : comparées aux licences simultanées, les nominatives coûtent moins cher.

Inconvénients des licences nominatives

  • Surconsommation de licences : l'entreprise, qui doit se procurer une licence pour chaque personne susceptible d'utiliser le logiciel, dispose parfois de plus de licences qu'elle n'en utilise. Par exemple, vous pouvez avoir acheté 100 licences nominatives alors que vous n'en consommez que 75.
  • Utilisateurs occasionnels : un utilisateur par intermittence, comme un sous-traitant ou un prestataire de services qui accède ponctuellement au logiciel, a quand même besoin d'une licence nominative, quel que soit le nombre de fois où il se connecte.
  • Travailleurs postés : si votre personnel accède à votre solution par rotation, vous devez posséder une licence pour chaque utilisateur de chaque service.
  • Administration : les licences nommées imposent la réallocation des utilisateurs au fur et à mesure qu'ils arrivent ou s'en vont. De plus, certains fournisseurs limitent le nombre de fois où une licence nommée peut être réallouée.
  • Utilisation d'un nombre insuffisant de licences : la plupart des fournisseurs qui distribuent leurs produits sous licence nominative n‘interdisent pas d'accéder à leurs logiciels sans licence. Cependant, si vous ne surveillez pas étroitement l'utilisation du produit, le nombre d'utilisateurs du système peut dépasser celui des licences que vous possédez. En général, le fournisseur procède a posteriori à un ajustement de vos licences afin que leur nombre corresponde au total des utilisateurs du logiciel sur la période concernée.

Cas d'usage idéaux 

  • Entreprises dont les collaborateurs doivent bénéficier d'un accès garanti au logiciel à tout moment.
  • Environnements où l'utilisation des logiciels est étroitement intégrée aux workflows quotidiens de chaque utilisateur.
  • Entreprises dotées de structures d'équipes stables ou peu évolutives.

Qu'est-ce qu'une licence simultanée ? 

Les licences simultanées, également dites « flottantes » ou « concurrentes », sont partagées au sein d'un pool d'utilisateurs. Ce modèle, plus dynamique et flexible, limite le nombre d'utilisateurs simultanés plutôt que leur total. Par exemple, si une entreprise achète 10 de ces licences utilisables par tous les collaborateurs, seules 10 personnes peuvent utiliser le logiciel en même temps.

Avantages des licences simultanées 

  • Rentabilité : ce modèle peut s'avérer plus économique quand tous les collaborateurs n'ont pas besoin du logiciel au même moment. Vous payez pour un pic d'utilisation plutôt que pour chaque accès.
  • Flexibilité : les licences simultanées apportent de la flexibilité dans un environnement de travail dynamique où différents utilisateurs ont besoin d'accéder au logiciel à des moments différents.
  • Maximisation des ressources : ce modèle optimise l'utilisation des licences logicielles en jouant sur les fluctuations des besoins de l'entreprise.

Inconvénients des licences logicielles 

  • Connaître le nombre des licences simultanées peut s'avérer complexe et nécessite une surveillance constante pour déterminer le pic d'utilisation simultanée.
  • En général, les licences simultanées empêchent toute nouvelle connexion au logiciel une fois le nombre maximal d'utilisateurs concurrents atteint.

Cas d'usage idéaux 

  • Entreprises dont les collaborateurs utilisent le logiciel par intermittence ou par rotation. 
  • Entreprises où le logiciel sert à des tâches spécifiques, mais pas quotidiennes. 
  • Environnements de travail avec une forte rotation du personnel ou des besoins fluctuants selon les projets. 
  • Entreprises qui doivent étendre le champ d'utilisation à d'autres domaines. 

Comment calculer le nombre d'utilisateurs simultanés 

Il n'y a pas de recette magique pour déterminer le nombre d'utilisateurs simultanés, qui varie en fonction de vos modes d'utilisation. Certaines entreprises ont un ratio de 3:1 (une licence pour trois utilisateurs), mais le rapport varie à la hausse ou à la baisse selon les schémas d'utilisation et les pics d'activité. Par sécurité, il est courant d'inclure une marge d'erreur dans le calcul.

Exemple de calcul de licences 

Voyons un exemple de calcul pour des licences nominatives et simultanées. 

Une organisation s'abonne à une nouvelle plateforme de gestion des services IT en SaaS. Ses utilisateurs se répartissent comme suit : 

Nombre total de personnes du département IT : 1 000.  

Centre de services  : 25 utilisateurs en 3×8.

  • Équipe du matin : 10 utilisateurs.  
  • Équipe de l'après-midi : 10 utilisateurs.  
  • Équipe de nuit : 5 utilisateurs.  

Gestionnaires de changement : 20. 

Gestionnaires d'actifs : 5. 

Consultants externes : 20. 

Gestion des services RH : 10. 

Nbre de licences nommées nécessaires  Nbre de licences simultanées nécessaires 
Centre de services 25 10 Au centre de services, il faudrait une licence nominative pour chaque utilisateur dans chaque équipe. En revanche, il suffirait d'acheter le nombre de licences simultanées correspondant à l'effectif maximal de chaque équipe, à savoir 10.
Gestionnaires de changement  20 6

Pour les licences simultanées, nous supposons que seuls six gestionnaires de changement peuvent être actifs au même moment.
Gestionnaires d'actifs  5 2

Pour les licences simultanées, nous supposons que seuls deux gestionnaires d'actifs seront actifs en même temps.
Consultants externes  20 4  

Comme les consultants externes doivent avoir une licence, toutes les licences nominatives sont allouées même s'il s'agit d'utilisateurs intermittents.
Analystes du service RH  10 2

Les RH veulent aussi utiliser la plateforme : le nombre d'utilisateurs simultanés est une hypothèse.
80 licences nommées  24 licences simultanées 

Ces licences utilisateur simultanées ne sont pas limitées à un rôle spécifique et peuvent servir à tous les utilisateurs, jusqu'à un maximum de 24 utilisateurs simultanés.

Notons qu'une entreprise peut choisir de combiner des licences nominatives et simultanées.

Identification du meilleur modèle pour votre entreprise 

Le choix entre licences nominatives et simultanées dépend souvent de l'analyse des besoins spécifiques de votre entreprise :

  • Évaluer les schémas d'utilisation :  comprendre la fréquence et les utilisations prévisibles du logiciel par votre équipe. Les licences nominatives correspondent bien à un usage quotidien constant, tandis que les licences simultanées sont idéales pour un accès occasionnel.
  • Tenir compte des contraintes de budget : si le budget est serré, évaluez les conséquences financières de chaque modèle de licence en fonction de vos schémas d'utilisation.  
  • Évaluer la charge de travail administrative : tenez compte de la facilité de gestion de chaque modèle de licence en termes de charge de travail IT et de conformité.

Les licences nominatives et simultanées fournissent davantage de flexibilité, et beaucoup d'entreprises choisissent de combiner les deux modèles. Le choix d'un mode ou de l'autre dépend des opérations et des besoins logiciels de l'entreprise. L'analyse rigoureuse de ces facteurs vous permettra de sélectionner un modèle de licence adapté à votre budget tout en améliorant les performances de votre équipe, et en phase avec vos workflows opérationnels. 

Ivanti propose des licences simultanées et nommées. En savoir plus sur les options flexibles de gestion des services Ivanti.