Warum ist eine HR-Wissensmanagement-Lösung eine wichtige Technologie, die Sie einsetzen sollten? Weil von Versicherungs- und Sozialleistungsinformationen bis hin zu Unternehmensrichtlinien, Onboarding und darüber hinaus die Personalabteilungen die Hüter einiger der wichtigsten Informationen eines Unternehmens sind – Informationen, auf die die Mitarbeitenden oft zugreifen müssen.

Ohne die richtige HR-Wissensmanagement-Lösung kann die Verteilung von Wissen und die Beantwortung von Fragen einen unangemessenen Teil der Zeit eines HR-Teams in Anspruch nehmen. Dadurch werden kritischere Aufgaben auf der To-Do-Liste nach unten verschoben.

Die Bereitstellung einer HR-Wissensmanagementlösung ist eine großartige Möglichkeit für HR-Teams, einen Teil dieser kostbaren Zeit zurückzugewinnen, indem sie es den Mitarbeitenden einfach machen, die gewünschten Informationen und Antworten selbst zu finden. Wenn die richtige HR-Wissensmanagement-Lösung vollständig implementiert und sinnvoll eingesetzt wird, werden sich die HR-Teams fragen, wie sie jemals ohne diese Lösung arbeiten konnten.

Was ist HR-Wissensmanagement?

Unter HR-Wissensmanagement versteht man die Zentralisierung des gesamten Personalwissens, aller HR-Dokumente, -Richtlinien und -Informationen sowie die Bereitstellung dieser wichtigen Informationen, auf die jeder im Unternehmen von überall aus zugreifen und sie aktualisieren kann.

Der Schlüssel zu diesem zentralen Repository ist, dass es den Mitarbeitenden – unabhängig von Abteilung, Standort oder Betriebszugehörigkeit – ermöglicht, über ein 24/7-Selbstbedienungsportal schnell auf die benötigten HR-Informationen zuzugreifen. Dies verringert die Frustration der Mitarbeitenden, das Risiko veralteter oder fehlerhafter Informationen und die Arbeitsbelastung der Personalabteilung, die nicht mehr immer wieder dieselben Fragen beantworten muss.

Warum ist HR-Wissensmanagement wichtig?

Auch wenn die Dezentralisierung von Informationen auf den ersten Blick keine große Sache zu sein scheint, kann sie doch große Auswirkungen haben, wenn sie sich über ein ganzes Unternehmen erstreckt. Eine Studie über Wissen und Produktivität am Arbeitsplatz ergab, dass 60 % der Mitarbeitenden fünf Stunden oder mehr pro Woche damit verbringen, auf Informationen von anderen zu warten.

Da die Personalabteilung eine wichtige Quelle für wichtige Informationen für die Mitarbeitenden eines Unternehmens ist, ist das HR-Wissensmanagement eine einfache Möglichkeit, diesen Engpass zu beseitigen.

In der heutigen Geschäftswelt geht es bei der Personalverwaltung oft darum, schnell die richtige Antwort auf wichtige Fragen zu finden. Lösungen für das Wissensmanagement im Personalwesen sind eine einfache, effektive und rationalisierte Antwort auf diese wachsende Herausforderung.

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8 wichtige Beispiele für Wissensmanagement im Personalwesen

Leicht zugängliche, aktuelle Informationen, die von den Mitarbeitenden selbst gefunden werden können, sind für einige Unternehmen Anreiz genug, um ein HR-Wissensmanagement einzuführen. Aber kluge Unternehmen erkennen sowohl harte als auch weiche Zusatznutzen einer gut implementierten Lösung.

1. Durchsetzung von rollenbasierten Zugriffskontrollen und anpassbaren Berechtigungen

Ein großer Vorteil von Wissensmanagement im Bereich HR ist, dass die Mitarbeitenen die Informationen, die sie benötigen, ohne die Hilfe der Personalabteilung finden und abrufen können. Aber wenn Sie alle Informationen für jeden Mitarbeiter zugänglich machen, können diese überfordert werden. Oder sie könnten auf Informationen zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind. Wie lässt sich dieses Problem lösen? Durch die Implementierung geeigneter Berechtigungen und rollenbasierter Zugriffskontrollen.

Dies ist aus praktischer Sicht wichtig, denn nicht jeder Mitarbeiter sollte alle verfügbaren HR-Dokumente, Richtlinien und Vereinbarungen eines Unternehmens einsehen können. Außerdem erleichtert es den Mitarbeitern die Nutzung des HR-Wissensmanagement-Portals, indem es ihnen schnell genau die Informationen liefert, die sie benötigen.

Maßgeschneiderte Berechtigungen sind besonders wichtig für Unternehmen mit einer großen geografischen Ausdehnung. Einige Informationen müssen möglicherweise aufgrund von Gesetzen und Vorschriften des jeweiligen Landes lokalisiert werden. In solchen Situationen müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter an jedem Standort schnell, einfach und klar auf die richtigen Informationen zugreifen können. Wenn sie auf das falsche Dokument zugreifen (oder schlimmer noch, es zugeschickt bekommen), kann dies sehr negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Die Möglichkeit, rollenbasierte Zugriffskontrollen und benutzerdefinierte Berechtigungen zu implementieren, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter die falschen Informationen erhält. Indem Sie den Prozess automatisieren, ersparen Sie den Mitarbeitenden der Personalabteilung auch die mühsame Suche nach Dokumenten. Und Sie ersparen sich die Arbeitskosten, die dabei anfallen.

2. Verbessertes Onboarding neuer Mitarbeiter

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters kann über dessen Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Onboarding-Pakete sind hilfreich, aber sie werden leicht verlegt und sind für die Personalabteilung umständlich zu aktualisieren. Letztendlich können ineffiziente Onboarding-Prozesse Kosten von mehr als 250.000 $ jährlich für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern bedeuten. Und wenn Organisationen wachsen, steigen auch die Kosten.

Wenn Sie das Onboarding von Mitarbeitenden auf eine HR-Wissensmanagement-Plattform verlagern, kann die Personalabteilung neue Informationen leicht hinzufügen und vorhandene Daten und Dokumente bei Bedarf aktualisieren. Außerdem kann der Mitarbeiter jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen – auch noch Monate nach dem Arbeitsbeginn, wenn ein herkömmliches Onboarding-Paket oft bereits verloren gegangen ist.

Indem Sie neue Mitarbeiter über dasselbe Portal auf die Onboarding-Informationen zugreifen lassen, das sie in Zukunft zum Abrufen von Organisations- und HR-Wissen nutzen werden, machen Sie sie mit diesem wichtigen Selbstbedienungstool vertraut.

Das wiederum wird ihren wachsenden Wunsch nach HR-Tools befriedigen, die sie selbst benutzen können: Eine Paychex Umfrage ergab, dass 73 % der US-Angestellten Self-Service-Optionen im Personalbereich wünschen – und das war noch vor der Pandemie und der Explosion von Everywhere Work.

Durch die Vereinfachung des HR-Aspekts des Onboarding von neuen Mitarbeitenden können Unternehmen die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern, die Onboarding-Zeit verkürzen und die Kosten für ineffizientes Onboarding minimieren.

3. Verbringen Sie weniger Zeit damit, vorhandenes Wissen neu zu erstellen

Zeit ist Geld. Warum sollten Sie die Zeit damit verbringen, immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten oder ein Dokument auszugraben, das Sie bereits erstellt haben? Ohne ein zentrales Repository, auf das die Mitarbeiter zugreifen können, passiert den meisten HR-Teams genau das.

Schlimmer noch, ein Mitarbeiter der Personalabteilung könnte ein Dokument komplett neu erstellen, das bereits existiert, nur weil er es nicht kennt oder nicht finden kann. Wenn dies einmal geschieht, ist das vielleicht keine große Sache, aber die unnötige wiederholte Erstellung von Dokumenten, Richtlinien usw. ist eine Verschwendung wertvoller Personalressourcen.

Eine gut organisierte HR-Wissensmanagementlösung macht es den Teams (auch wenn sie örtlich verstreut sind) leicht, genau zu wissen, was vorhanden ist und was wirklich erstellt werden muss. Selbst wenn ein neues Dokument oder eine neue Richtlinie erstellt werden muss, können die Teams den Aufwand und die Zeit minimieren, indem sie ein bestehendes Dokument verwenden, anstatt etwas komplett neu zu erstellen. In vielen Fällen sind das Wissen und der grobe Rahmen bereits vorhanden. und es müssen nur noch bestimmte Aspekte optimiert oder aktualisiert werden.

4. Erhalten Sie die benötigten Informationen schneller (und mit weniger Kopfschmerzen)

In der Geschäftswelt gibt es kaum etwas Frustrierenderes, als eine Frage zu stellen und dann auf eine Antwort warten zu müssen. Aber meistens ist es so, dass Sie die Frage stellen, warten, eine Erinnerung schicken, wieder warten und so weiter. Wenn ein einziges HR-Team für ein ganzes Unternehmen zuständig ist, gehen einfache Fragen leicht im Alltagstrott unter und der Mitarbeiter muss warten.

Ein HR-Wissensmanagementsystem beseitigt dieses Ärgernis fast vollständig. Mit einer gut organisierten Plattform und einer angemessenen rollenbasierten Zugriffskontrolle können alle Mitarbeitenden die gesuchten Informationen schneller und einfacher erhalten, ohne auf die Personalabteilung warten zu müssen. Für die Mitarbeitenden der Personalabteilung bedeutet dies, dass sie viel weniger Zeit für die Beantwortung von Fragen und die Suche nach den richtigen Dokumenten aufwenden müssen.

Auch räumlich verteilte HR-Teams können mit einer Wissensmanagement-Lösung leichter an die benötigten Informationen gelangen. Müssen Sie eine bürospezifische Richtlinie erstellen? Sie können schnell sehen, was andere Standorte getan haben, oder auf eine Unternehmensrichtlinie verweisen, um sicherzustellen, dass Sie mit dem gesamten Unternehmen übereinstimmen … ohne ein Dutzend E-Mails versenden zu müssen, um alle benötigten Informationen zu sammeln.

5. Weniger Fehler machen

Eine klare, konsistente Dokumentation, die an einem zentralen Ort zugänglich ist, verringert das Risiko von gemischten Nachrichten und falsch übermittelten Informationen. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden mit den aktuellsten Informationen, Richtlinien und Dokumenten arbeiten.

Das kann schwierig sein, wenn aktualisierte Dokumente bei einzelnen Personen liegen, ohne dass es eine schnelle, zuverlässige Möglichkeit gibt, die Informationen im gesamten Unternehmen weiterzugeben. Ohne eine gut gepflegte HR-Wissensmanagement-Plattform sind Probleme vorprogrammiert (vor allem, wenn Sie sich bei der Verteilung von Updates auf etwas so Unbeständiges wie E-Mails verlassen).

Ein aktueller Zugriff wird bei lebenden Dokumenten, die regelmäßig aktualisiert werden, immer wichtiger und schwieriger. Nicht alle HR-Informationen liegen in Form einer offiziellen Richtlinie vor, die einmal im Jahr überarbeitet wird. Es kann sich um ein allgemeines Dokument handeln, das allgemeine Fragen beantwortet oder die Praktiken des Unternehmens beschreibt. In der Regel handelt es sich dabei um lebende Dokumente, die wachsen, wenn die Mitarbeitenden neue Fragen stellen oder neue Fehler machen.

Diese Informationen zu dokumentieren, weiterzugeben und leicht zugänglich zu machen, spart nicht nur Zeit, sondern kann auch dazu beitragen, dass sich Probleme und Fehler in verschiedenen Abteilungen oder Standorten nicht wiederholen.

6. Schneller fundierte Entscheidungen treffen

HR-Wissensmanagement-Lösungen sind nicht nur Bibliotheken. Wenn sie ihr volles Potenzial ausschöpfen, können sie wertvolle Einblicke in die Gesundheit des Unternehmens und mögliche Risiken bieten. Wenn Sie sehen können, wann die Assets zuletzt aktualisiert wurden, können die HR-Teams feststellen, welche Dokumente oder Richtlinien möglicherweise aktualisiert werden müssen.

Ein Blick auf andere Metriken, z. B. welche Abteilung am häufigsten (oder am wenigsten) auf das Wissensmanagementsystem zugreift und welche Dateien am häufigsten aufgerufen werden, kann den HR-Teams Aufschluss darüber geben, wo zusätzliche Schulungen oder Klarstellungen erforderlich sein könnten. Ein Wissensmanagementsystem, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, innerhalb desselben Portals Fragen zu stellen oder um Klärung zu bitten, vereinfacht den Informationsprozess im Personalwesen weiter und kann den Teams Aufschluss über fehlende oder verwirrende Informationen geben.

Der einfache Zugriff auf datenbasierte Informationen ermöglicht es den HR-Teams, künftige Dokumentationen und Aktualisierungen so zu planen, dass sie dem Unternehmen wirklich zugute kommen. Es kann Teams auch dabei helfen, potenzielle Problembereiche proaktiv anzugehen, anstatt sich nur reaktiv mit einem Problem herumzuschlagen, das bereits aufgetreten ist.

7. Prozesse standardisieren

HR-Wissensmanagement-Plattformen können als einzige Informationsquelle dienen. Wenn Sie allen dieselben Informationen zur Verfügung stellen, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, es kommt weniger zu Missverständnissen und die Zeitspanne, in der Sie Antworten und Informationen erhalten, verkürzt sich. Außerdem wird der Prozess der Informationsbeschaffung standardisiert, so dass die Mitarbeitenden schnell und im Einklang mit den Erwartungen des Unternehmens vorankommen können.

Ohne einen Standardprozess für den Abruf von HR-Antworten aus einem einzigen Wissenszentrum laufen Unternehmen Gefahr, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Antworten auf dieselbe Frage erhalten. Sie können sich vorstellen, welches Chaos das auslösen kann, vor allem, wenn es sich um ein heikles Thema handelt.

Wenn Unternehmen die Erwartung durchsetzen, dass die Mitarbeitenden auf das HR-Wissensmanagementsystem zugreifen sollten, um Fragen zu beantworten, bevor sie sich an die Personalabteilung wenden, wird dieser Prozess in der Unternehmenskultur verankert und macht die Arbeit der Personalabteilung ein wenig einfacher.

8. Besseren Service für die Mitarbeitenden bieten

Wir leben in einer Welt, in der alles auf Abruf geht und alles sofort erledigt werden soll. Der Spruch „Dafür gibt es eine App“ ist zu einem Kalauer geworden, aber das liegt daran, dass es auch einfach so ist: Die Menschen erwarten, dass sie jede gewünschte Information jederzeit und ohne Verzögerung erhalten können. Dazu gehören auch Antworten auf ihre Fragen bei der Arbeit, insbesondere zu Aspekten wie Sozialleistungen, Versicherungen, Urlaub, Betriebsferien, Rente und so weiter.

Ein zentralisiertes HR-Wissensmanagement kommt der Art und Weise entgegen, wie Menschen auf Informationen zuzugreifen gewohnt sind. Wenn Sie es den Mitarbeitenden ermöglichen, schnell und einfach selbst Antworten zu erhalten, ohne auf eine E-Mail-Antwort warten zu müssen, verbessert sich das Gesamterlebnis. Das steigert nicht nur die Arbeitsmoral, sondern kann auch die Produktivität verbessern, da die Mitarbeitenden schnell eine Antwort finden und weiterarbeiten können, anstatt tagelang über ihre Fragen nachzudenken.

Ivanti Neurons for HR: Extending Service Management to Human Resources

Es reicht nicht aus, zu wissen, dass HR-Wissensmanagement wichtig ist

Ständige Änderungen von Richtlinien und Vorgaben sowie eine Vielzahl von Mitarbeiterwünschen und -erwartungen machen die Mischung aus Hybrid-, Remote- und Büroarbeit kompliziert - mit grenzenlosen Möglichkeiten für logistische Kopfschmerzen und Sicherheitsprobleme.

Glücklicherweise können automatisierte und intuitive Tools dabei helfen, Prozesse zu glätten und zu optimieren, und Self-Service-Lösungen ermöglichen eine verbesserte Erfahrung der Mitarbeiter, während innovative Technologien mehr Kontext und Einblicke in die Teamleistung und Bandbreite liefern.

Das HR-Wissensmanagement kann das Self-Service-Portal für Mitarbeiter unterstützen, indem es smarte HR-Abläufe mit einer stets aktuellen Informationsquelle unterstützt. Diese kann die Anfragen der Mitarbeitenden für einen personalisierten Abruf filtern – nach Mitarbeiterstatus, Geografie, Standort und Rolle – so dass sie nur die für sie relevanten Informationen erhalten. So bleiben die Mitarbeitenden auf der Überholspur, während überflüssige Problemlösungen der Vergangenheit angehören.

Die richtige HR-Wissensmanagement-Lösung finden

Erfolgreiche HR-Wissensmanagement-Plattformen sind hochentwickelte Lösungen, die die meisten, wenn nicht sogar alle Funktionen, die ein HR-Team benötigt, sofort bereitstellen. Oder sie bieten Plugins, Anpassungen und APIs an, die genau auf die Bedürfnisse von HR zugeschnitten sind.

Anstatt wertvolle Zeit und Ressourcen in den Aufbau eines einfachen Portals zu investieren, sollten Sie sich mit einem bewährten Dienstleister zusammentun, der bereits weiß, wie eine erstklassige HR-Wissensmanagement-Plattform funktionieren sollte.