Wenn es um die Lizenzierung von ITSM-Lösungen geht, kann das Verständnis der verschiedenen verfügbaren Lizenztypen und die Wahl der richtigen Lizenz erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz und das Budget Ihres Unternehmens haben.

Während viele Abonnementanbieter ausschließlich personengebundene Lizenzen anbieten, stellen einige Anbieter auch eine flexiblere Netzwerklizenz zur Verfügung. Beide Lizenzmodelle haben ihre eigenen Vorteile und eignen sich je nach Situation unterschiedlich gut.

Viele SaaS-Lösungen verwenden nur ein Lizenzmodell mit benannten Usern, was für bestimmte Unternehmen kostspielig sein kann. Um Kunden mehr Flexibilität zu bieten, bieten einige Softwareanbieter neben personengebundenen Lizenzen auch Netzwerklizenzen an.

Was sind personengebundene Lizenzen?

Personengebundene Lizenzen, auch als feste Einzellizenzen bezeichnet, werden Personen zugewiesen, die das System nutzen möchten. Sobald eine Lizenz einer Person zugewiesen wurde, kann nur diese Person mit dieser Lizenz auf die Software zugreifen. Die Lizenz gilt als genutzt, unabhängig davon, ob die Person die Software verwendet oder nicht. Diese Art von Lizenz ist an die Identität des Users gebunden und erfordert einen eindeutigen Benutzernamen oder eine ID.

Durch die Zuweisung von Lizenzen an bestimmte User können Softwareunternehmen kontrollieren, wer Zugriff auf ihre Software hat, und eine unbefugte Nutzung verhindern. Diese Kontrollstufe hilft bei der Kontrolle der Budget- und Softwareausgaben und stellt die Einhaltung der Lizenzbestimmungen sicher.

Personengebundene Lizenzen sind eine unkomplizierte und leicht zu verwaltende Lizenzierungsoption für Unternehmen mit einer klar definierten Benutzerbasis. Sie ermöglichen eine transparente Aufzeichnung der Softwarenutzung, was die Lizenzverwaltung vereinfacht und zur Einhaltung von Softwarelizenzvereinbarungen beiträgt.

Vorteile von personengebundenen Lizenzen

Personengebundene Lizenzen bieten mehrere Vorteile, die sie in bestimmten Situationen zu einer überzeugenden Wahl machen.

  • Personalisierung und Sicherheit: Da die Lizenz an einen bestimmten User gebunden ist, kann sie an die individuelle Rolle und die Bedürfnisse innerhalb des Unternehmens angepasst werden. Dies erhöht auch die Sicherheit, da nur registrierte User auf die Software zugreifen können.
  • Einfache Verwaltung: Die Verwaltung personengebundener Lizenzen ist unkompliziert, da jede Lizenz einem bestimmten User zugeordnet ist. Es wird einfacher, nachzuvollziehen, wer auf was Zugriff hat.
  • Compliance: Die Einhaltung von Richtlinien zur Softwarenutzung und Lizenzvereinbarungen ist einfacher zu gewährleisten, da die Zuweisung klar und eindeutig ist.
  • Preis: Im Vergleich zu Netzwerklizenzen sind personengebundene Lizenzen günstiger.

Nachteile von personengebundenen Lizenzen

  • Überlizenzierung: Ein Unternehmen muss alle Personen lizenzieren, die die Software nutzen könnten, sodass möglicherweise mehr Lizenzen vorhanden sind als tatsächlich genutzt werden. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben 100 personengebundene Lizenzen erworben, stellen aber fest, dass Sie nur bis zu 75 davon nutzen.
  • Gelegenheitsnutzer: Ein Gelegenheitsnutzer, wie z. B. ein Auftragnehmer oder Dienstleister, der gelegentlich auf die Software zugreifen muss, benötigt weiterhin eine personengebundene Lizenz, unabhängig davon, wie oft er sich anmeldet.
  • Schichtarbeiter: Wenn Ihre Mitarbeitenden in verschiedenen Schichten auf Ihre Lösung zugreifen, müssen Sie die User für alle Schichten lizenzieren.
  • Verwaltung: Bei personengebundenen Lizenzen müssen User neu zugewiesen werden, wenn sie kommen und gehen. Einige Anbieter beschränken auch die Anzahl der Übertragungen einer personengebundenen Lizenz.
  • Unterlizenzierung: Die meisten Softwareanbieter, die ihre Produkte nach namentlich benannten Usern lizenzieren, verwehren Ihnen den Zugriff auf ihre Software, falls keine gültige Lizenz vorliegt. Wenn Sie die Nutzung jedoch nicht sorgfältig überwachen, kann es sein, dass mehr User das System verwenden, als Lizenzen vorhanden sind. Der Anbieter führt in der Regel eine „Anpassung“ Ihrer Lizenzierung durch, um die Anzahl der Benutzer, die die Software in diesem Zeitraum verwendet haben, zu ermitteln.

Ideale Anwendungsfälle

  • Unternehmen, deren Mitarbeitende jederzeit garantierten Zugriff auf Software benötigen.
  • Umgebungen, in denen die Softwarenutzung stark in die täglichen Arbeitsabläufe einzelner User integriert ist.
  • Unternehmen mit stabilen oder sich langsam verändernden Teamstrukturen.

Was sind Netzwerklizenzen?

Netzwerklizenzen, auch als „Floating“-Nutzerlizenzen bekannt, werden von mehreren Usern gemeinsam genutzt und bieten ein dynamischeres und flexibleres Modell. Diese Lizenzen begrenzen die Anzahl der gleichzeitigen User und nicht die Gesamtzahl der User. Ein Unternehmen kann beispielsweise 10 Netzwerklizenzen erwerben, die von allen Mitarbeitenden genutzt werden können, aber nur 10 Personen können die Software gleichzeitig verwenden.

Vorteile von Netzwerklizenzen

  • Kosteneffizienz: Dieses Modell kann wirtschaftlicher sein, insbesondere wenn nicht alle User die Software gleichzeitig benötigen. Sie zahlen für die maximale Nutzungsspitze statt für den individuellen Zugang
  • Flexibilität: Netzwerklizenzen bieten Flexibilität in einer dynamischen Arbeitsumgebung, in der verschiedene User zu unterschiedlichen Zeiten Zugriff auf die Software benötigen.
  • Maximierte Ressourcen: Diese ermöglichen eine effiziente Nutzung von Softwarelizenzen auf Grundlage der variierenden Anforderungen des Unternehmens.

Nachteile von Netzwerklizenzen

  • Die Anzahl der Netzwerklizenzen zu ermitteln, kann eine komplexe Aufgabe sein und erfordert eine ständige Überwachung, um die maximalen Werte der gleichzeitigen Nutzung zu ermitteln.
  • Bei Netzwerklizenzen können in der Regel nicht mehr User auf die Software zugreifen, sobald die maximale Anzahl gleichzeitiger User erreicht ist.

Ideale Anwendungsfälle

  • Unternehmen mit Mitarbeitenden, die Software zeitweise oder im Schichtbetrieb nutzen.
  • Unternehmen, in denen Software für bestimmte Aufgaben benötigt wird, die nicht täglich anfallen.
  • Arbeitsumgebungen mit hoher Fluktuation der Mitarbeitenden oder schwankenden Projektanforderungen.
  • Unternehmen, die die Nutzung auf andere Bereiche ausweiten müssen.

Wie man die Anzahl gleichzeitiger User berechnet

Es gibt keine allgemeingültige Formel zur Bestimmung der Anzahl gleichzeitiger User. Dies kann je nach Nutzungsmustern Ihres Unternehmens unterschiedlich ausfallen. Einige Unternehmen könnten in ein Verhältnis von 3:1 fallen – d. h. eine Lizenz für jeweils drei User – aber je nach Nutzungsmustern und maximaler Auslastung können Sie auch höhere oder niedrigere Verhältnisse haben. Es ist üblich, einen Puffer als Sicherheitsmaßnahme in Ihre Berechnung einzubeziehen.

Beispiel für die Berechnung der Lizenz

Hier ist ein Beispiel für die Berechnung von personengebundenen Lizenzen im Vergleich zu Netzwerklizenzen:

Ein Unternehmen lizenziert eine neue SaaS-IT-Service-Management-Plattform. Die Aufschlüsselung der Nutzer innerhalb des Unternehmens ist wie folgt:

Gesamtzahl der IT-Mitarbeiter: 1.000.

Service Desk: 25 User in drei Schichten.

  • Frühschicht: 10 User.
  • Nachmittagsschicht: 10 User.
  • Nachtschicht: Fünf User.

Change-Manager: 20.

Asset-Manager: Fünf.

Externe Berater: 20.

HR-Service-Management: 10.

# Personengebundene Lizenzen erforderlich # Netzwerklizenzen erforderlich
Service-Desk 25 10 Für den Service-Desk benötigen wir für personengebundene Lizenzen eine Lizenz pro Servicedesk-User über alle Schichten hinweg. Bei Netzwerklizenzen müssen wir jedoch nur für die Anzahl der User in einer einzelnen Schicht kaufen – in diesem Fall 10.
Change-Manager 20 6 Wir sind für Netzwerklizenzen davon ausgegangen, dass gleichzeitig nur sechs Change-Manager aktiv sein können.
Asset-Manager 5 2 Wir sind für Netzwerklizenzen davon ausgegangen, dass gleichzeitig nur zwei Asset-Manager aktiv sein können.
Externe Berater 20 4 Da externe Berater eine Lizenz haben müssen, werden allen personengebundenen Lizenzen zugewiesen, auch wenn es sich um gelegentliche Nutzer handelt.
HR-Service-Analysten 10 2 Die HR-Abteilung möchte die Plattform ebenfalls nutzen, daher wurden Annahmen über die Anzahl der gleichzeitigen User getroffen.
80 personengebundene Lizenzen 24 Netzwerklizenzen

Diese Netzwerklizenzen sind nicht auf eine bestimmte Rolle beschränkt und können von bis zu 24 Usern gleichzeitig verwendet werden.

Es sollte beachtet werden, dass ein Unternehmen sich für eine Kombination aus personengebundener und Netzwerklizenz entscheiden kann.

Das am besten geeignete Modell für Ihr Unternehmen finden

Die Entscheidung zwischen personengebundenen Lizenzen und Netzwerklizenzen hängt oft von der Analyse der spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab:

  • Nutzungsmuster bewerten: Verstehen Sie, wie oft und vorhersehbar Ihr Team die Software nutzt. Personengebundene Lizenzen eignen sich besser für die tägliche Nutzung, während Netzwerklizenzen ideal für den gelegentlichen Zugriff sind.
  • Berücksichtigen Sie Budgetbeschränkungen: Wenn das Budget ein Problem darstellt, bewerten Sie die Kostenauswirkungen der einzelnen Lizenztypen auf der Grundlage Ihrer Nutzungsmuster.
  • Evaluieren Sie den Verwaltungsaufwand: Berücksichtigen Sie die einfache Verwaltung jeder Lizenzart in Bezug auf IT-Aufwand und Compliance.

Personengebundene und Netzwerklizenzen bieten Unternehmen zusätzliche Flexibilität, weshalb sich viele dafür entscheiden, beide Lizenzmodelle parallel einzusetzen. Die Entscheidung zwischen personengebundenen Lizenzen und Netzwerklizenzen hängt von den Betriebsabläufen und den Softwareanforderungen eines Unternehmens ab. Eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren ermöglicht es Ihnen, ein Lizenzmodell zu finden, das sowohl budgetgerecht ist, die Teamproduktivität steigert und sich nahtlos in Ihre betrieblichen Abläufe integriert.

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